Tietueidenhallintateorian luonteesta

Michael Buckland

School of Information Management and Systems, University of California, Berkeley, CA 94720-4600

Tiivistelmä: Teoria määritellään näkemykseksi tai kuvaukseksi jonkin luonteesta. Tarkastellaan arkistointiteoriaan liittyvän teorian luonnetta, mukaan lukien tiedonhaku, tietueiden elinkaari ja tietopolitiikka. Tietuehallintateoriaa ei pidä nähdä erillään, eikä sen tarvitse olla ainutlaatuinen asiakirjojen hallinnassa. Tiedonhallinnan teorian toiminnalliset, ammatilliset ja koulutukselliset kontekstit hahmotellaan esimerkein.

 

Johdanto

Tietueenhallintateoriasta voidaan esittää erilaisia ​​mielipiteitä:

  1. Että on olemassa hyvin määritelty ja vakiintunut teoria, joka ohjaa arkistointikäytäntöä;
  2. Tiedonhallintakäytäntöä ohjaavaa teoriaa ei ole;
  3. Tiedonhallinnan käytäntöä tukevia teorioita on useita, mutta ne kuuluvat läheisiin tieteenaloihin tai tieteisiin ja niitä käytetään aina, kun periaatteisiin perustuvan toiminnan tarve ilmenee.

Tässä artikkelissa väitämme, ettei mikään yllä olevista ole oikein. Sen sijaan ehdotamme, että: (i) on olemassa joukko arkistonhallinnan teoriaa, jota ei ole vielä muotoiltu hyvin; (ii) osia tästä teoriasta jaetaan ja jaetaan yhä enemmän muiden alojen kanssa; ja (iii) suurta osaa siitä ei ehkä ole vielä kunnolla tunnustettu teoriaksi. Mutta ensin meidän on selkeytettävä ehdot. Erityisesti ennen kuin käsittelet kysymystä “Onko tietueidenhallinnan teoriaa?” tai paremminkin: “Mikä on arkistonhallinnan teoria?” edellinen kysymys “Mikä on teoria?” on käsiteltävä, jos emme halua tuhlata aikaamme.

Mikä on “teoria”?

Sanan “teoria” alkuperäinen merkitys ja taustalla oleva merkitys on näkemys jostakin tai perspektiivi johonkin. Alkuperäistään sana “teoria” liittyy sanaan “teatteri” (Oxford English Dictionary 1989, v. 7, s. 902). Yleisemmin teoria on jonkun näkemys tai kuvaus jonkin luonteesta. Tässä yleisessä mielessä on teoriaa kaikesta, jonka luonnetta voit kuvata.

Yksi ongelma on, että älykäs teoriakeskustelu on useimmilla aloilla jäänyt matemaattisten ja kokeellisten tieteiden korkean sosiaalisen arvovallan sivuun, varsinkin toisen maailmansodan jälkeen. Logiikka ja fysiikka ovat epätavallisia siinä mielessä, että jos sinulla on näkemys niiden jonkin puolen luonteesta, voit yleensä ilmaista näkemyksesi (teoriasi) siten, että se voidaan kokeellisesti testata ja ehkä havaita riittämättömäksi. Todisteiden löytäminen teorioiden tueksi on suhteellisen helppoa ja käyttökelpoista. On hyvässä uskossa yrittää kumota teorioita, jotka ovat edistymisen perusta. Siksi näillä tieteenaloillayleensä odotetaan, että teoriat voidaan esittää tiukasti ja niitä voidaan testata pyrkimällä kumoamaan ne. (Yleensä teoria on hypoteesi tai hypoteesien yhdistelmä, joka on kestänyt joitain kokeita.)

Valitettavasti ihmiset ovat olettaneet, että toimintojen, jotka eivät ole “kovia” tieteitä, tulisi myös käyttää samaa rajoitettua, erikoistunutta teoriaa. Kun he etsivät tällaista tiukkaa teoriaa ja kumoamista ihmisen toiminnan sotkuisesta maailmasta, kuten tietopalvelujen tarjoamisesta ja käytöstä, he eivät löydä – ennustettavasti! – ja tämä kapea ennakkokäsitys pelottaa heitä. tiukkaa, muodollista teoriaa huomaamatta aiheeseen sopivaa teoriaa. (Katso esimerkki epäonnistuneesta, väärin muotoillusta teorian etsinnästä Boyce ja Kraft 1985). Aristoteles tiesi paremmin: “Se on sivistyneen ihmisen merkki ja hänen kulttuurinsa todiste, että hän etsii jokaisesta aiheesta vain niin paljon tarkkuutta kuin sen luonto sallii.” (Aristoteles 1955, 27-28)

“Teorian” ja “käytännön” välillä ei pitäisi olla jäykkää kahtiajakoa, koska jonkinlainen näkemys asiaan liittyvistä – käytännössä- on teoriamolempien taustalla. Siitä huolimatta asiakirjojen hallinnassa, kuten muillakin hyödyllisillä aloilla, ajatteleva ammattilainen joutuu yleensä valitsemaan muodollisen, tiukan, “kunnioitettavan” teorian, joka näyttää eronneelta sotkuisista arkitodellisuudesta, ja vähemmän muodollisen “teorian”, joka heijastaa enemmän tai vähemmän, välillä. Käytännössä kohdattu epäsiisti todellisuus, mutta se ei vaikuta juurikaan teorialta (Schon 1983, 42-45). Haasteena ajatteleville, ja erityisesti akateemikolle, on pyrkiä kuromaan umpeen kuilu: Kehittää muodollisia teorioita, jotka ovat realistisempia, ja kehittää realistisia näkemyksiä, jotka on muotoiltu yleisten periaatteiden mukaisesti.

Kuinka triviaalia tietueidenhallinta on?

Kun olemme perääntyä mielettömyyden olettaen rekisterihallinnon teoriassa pitäisi ovat luonteeltaan teorian virallisen tieteen, kysymys muuttuu onko teoria mitä me theorizing noin. Suoraan sanottuna: Kuinka triviaalia tai kuinka monimutkaista arkistonhallinta on?

Jos käsittelimme arkistonhallintaa vain paperinpalasten numerointina, hyllyttämistä, hakemista ja uudelleen hyllyttämistä varten, näkemyksemme siitä – teoriamme – on myös melko triviaali. Riippumatta siitä, kuinka taloudellisesti arvokasta tämä toiminta on, teoria ei todennäköisesti ole kovin mielenkiintoinen.

Mutta jos tarkastelemme tietueidenhallintaa organisaation työtietueiden käytön hallinnana, esiin tulee joitain monimutkaisempia näkökohtia, joista mainitsen kolme esimerkkiä:

  1. Tiedonhaku. Ostotilauksen nro 1234 noutaminen on yksinkertaista, sillä etsitään sijainti ja kuljetetaan se fyysisesti. Mutta miten tunnistat, mitä tietueita on olemassa, jotka täyttäisivät jonkin huonosti määritellyn tarpeen? Entä kaikki yrityksen toimintaan liittyvät asiakirjat, joita voidaan pitää todisteina syrjinnästä? Miten yliopisto löytää asiakirjoja, jotka voisivat osoittaa sen panoksensa paikallisen teollisuuden hyvinvointiin?

Tiedonhaku voi sisältää enintään kolme toimintoa: (i) asiakirjan kopion fyysinen nouto; (ii) Joidenkin tunnettujen asiakirjojen nykyisen säilytyspaikan sijainti; ja (iii) tunnistaa, mitkä asiakirjat sopivat johonkin kuvaukseen. Hyvin määritellyt levysarjat, mutta lisää todennäköisesti tarvitaan. Siirrytään suurelle ja monimutkaiselle alueelle, joka sisältää indeksoinnin, luokittelun, tesaurusten, datasanakirjojen jne.

  1. Tietueiden elinkaari. Minkä tahansa tietueenhallintapalvelun tehokkaampi ja kustannustehokkaampi suoritus on todennäköistä, jos arkistointipäällikkö osallistuu tietueiden koko elinkaareen. Mutta osallistuminen koko sykliin edellyttää osallistumista monenlaisiin kysymyksiin: lomakkeiden suunnitteluun ja hallintaan, inhimillisiin tekijöihin ja työnkulkuun, säilytysaikatauluihin ja arkiston säilyttämisen arviointiin, tietotekniikkaan ja tärkeiden asiakirjojen suojaamiseen.
  2. Tiedotuspolitiikka. Mikä (ja kuka) määrittää, kenellä pitäisi olla pääsy tietueisiin ja kenellä ei? Tämä koskee oikeudellisia ja eettisiä kysymyksiä, jotka johtuvat tiedonvälityksen vapaudesta ja yksityisyyden suojaa koskevasta lainsäädännöstä, liikesalaisuuksista ja muusta. Nämä asiat ovat monimutkaisia, ristiriitaisia ​​ja erittäin tärkeitä erityisesti julkisen sektorin asiakirjojen hallinnassa. Pitäisikö yleisöllä esimerkiksi olla pääsy joihinkin tai kaikkiin virkamiesten henkilöstörekistereihin vai ovatko tällaisten virkamiesten yksityisyysoikeudet ensisijaisia? Milloin ja millä perusteilla työasiakirjaluonnokset voidaan pitää luottamuksellisina?

Nämä kolme esimerkkiä (tiedonhaku; tietueiden elinkaarisuunnittelu ja tietokäytännöt) riittävät osoittamaan, että jos tarkastellaan tietueiden hallintaa laajasti organisaation työtietueiden käyttöön liittyvänä, tuskin voi välttää tarkastelemasta sen luonnetta. kenttä on niin käytännöllisesti ja käsitteellisesti monimutkainen kuin tosiasiallisesti tai mahdollisesti runsaasti jonkinlaista teoriaa.

Strutsitiede: tai mikä on ainutlaatuista tietueidenhallinnassa?

Toinen ammatillisen käytännön teorian ongelma on halu tunnistaa teoria tai tiede, joka on ainutlaatuinen kyseiselle ammatille. Tämäkin on järjetöntä.

Asiat ja periaatteet siitä, kenellä pitäisi olla pääsy asiakirjoihin, on sekä oikeudellinen että arkistoinnin hallintakysymys. Elinkaarikäsite on yhteinen sekä arkistojen että arkistonhallinnan kannalta. Indeksointi- ja luokitusjärjestelmät ovat myös kirjastonhoidon, museologian, tietokantojen hallinnan ja muiden alojen huolenaiheita. Onko tällä väliä? Kyllä, sillä on positiivisessa mielessä merkitystä, koska on hyödyllistä, että myös muilla ammattiryhmillä on oma intressi käsitellä samoja tai niihin liittyviä ongelmia. Tarvitaan kommunikaatiota ja yhteistyötä, ei omaehtoista ammatillista eristäytymistä.

En pitäisi organisaation arkistoihin pääsyn tarjoamista merkityksettömänä tai helpona. Status ja kunnioitus syntyy vaikean ja tärkeän tehtävän hyvin suorittamisesta, ei siitä, että vaaditaan, ettei ole arkistonhoitaja, ei kirjastonhoitaja, ei mikä tahansa. Tiedonhallinnan laajuuden määritteleminen määrittelee myös implisiittisesti, minkälaiset teoriat olisivat relevantteja. Mitä enemmän ideoita saadaan muilta aloilta, sitä parempi arkistointipalvelu on.

Ajatellaanpa tiedemiestä, joka tutkii strutsia – strutsitutkijaa. Strutien tutkimiseen liittyy epäilemättä paljon teoriaa. Epäilen kuitenkin, että paljon on strutseille ainutlaatuista. Pikemminkin meidän pitäisi odottaa muunnelmia tai teorioiden erikoistapauksia, jotka ovat merkityksellisiä myös muille saman elinympäristön linnuille ja/tai muille eläimille. Strutsitutkija voi olla, mutta epäluulo jotakuta kohtaan, joka väittää, että on olemassa strutsitiede, joka on jotenkin erillinen ja muista tieteenaloista riippumaton. Jonkun pää voi olla hiekassa.

Tietuehallintateorian teoreettiset kontekstit.

“Teoreettisella kontekstilla” tarkoitamme laajempaa teoria-aluetta, johon tietueenhallinnan teoria sopii. Tällaisia ​​teoreettisia konteksteja voi olla monia. Mainitsemme vain kolme.

  1. Toiminnallinen konteksti. Rekisterinhallinta palvelee yritystä tai muuta organisaatiota. Tästä syystä mission arkistointipalveluntulee liittyä ja tukea organisaation tehtävää kokonaisuutena. Rekisterinhallintaohjelman rooli on nivellettävä muiden organisaation osien rooleihin: arkistoihin pääsyä tarvitsevien työntekijöiden roolit, tarpeet ja toimet; muiden tietoon liittyvien ohjelmien, kuten johtamistietojärjestelmien, tietojenkäsittelyn, kirjaston ja arkiston roolit. Toisin sanoen arkistonhallinnan teoria on todennäköisesti steriili tai epätäydellinen, ellei se liity näkemykseen organisaatiosta kokonaisuutena. Mukana on muutakin kuin akateeminen uteliaisuus. Jos haluamme väittää, että arkistonhallinnan rooli on tärkeä, meillä on oltava näkemykset siitä, kuinka hyvä arkistointiohjelma edistää ja tukee organisaation tehokkuutta.
  2. Ammatillinen konteksti. Tietuehallinta voidaan nähdä yhtenä jäsenenä hakuun perustuvien tietojärjestelmien perheessä. Italialainen ei ole sama kuin britti, mutta he ovat molemmat eurooppalaisia ​​ja jakavat joitain yhteisiä asioita eurooppalaisina. Arkistot, kirjastot, arkistonhallintaohjelmat ja yritystietokannat eivät ole samoja, mutta ne ovat kaikki hakupohjaisia ​​tietopalveluja, joten niillä on joitain yhteisiä piirteitä ja eroja, jotka tekevät niistä ainutlaatuisen erilaisia ​​(Buckland 1982, 1991).

Tietueidenhallinnan näkeminen hakuun perustuvien tietojärjestelmien perheen jäsenenä ei ole uutta. Tämä näkemys hyväksyttiin “Dokumentaatio”-liikkeessä tämän vuosisadan alussa, erityisesti Paul Otletin (1868-1944) kirjoituksissa (Rayward 1976, 1986). Sitä, mitä me nyt kutsumme arkistonhallinnaksi, Otlet kutsui “hallinnolliseksi dokumentaatioksi” ja hän näki sen tärkeänä hallinnon erikoisuutena. Hän sisällytti myös sen, mitä me nykyään kutsumme johtamistietojärjestelmiksi, osaksi hallinnollista dokumentaatiota. Otlet kirjoitti aiheesta useita artikkeleita ja hänen ideoitaan toteutettiin rajoitetusti Euroopassa (Otlet 1923, 1930, 1934, 350-55; Rayward 1976, 160, 184).

Otlet piti arkistoja, bibliografiaa, kirjastoja, museoita ja asiakirjojen hallintaa osana laajaa “dokumentaation” tai “yleisen dokumentaation” alaa tai, kuten nykypäivänä voisi sanoa, tietoresurssien hallintaa. Vuonna 1923 hän kirjoitti, jokseenkin ennenaikaisesti, että hallinnollinen dokumentaatio oli osa “yleistä dokumentaatiota”, joka syntyi bibliografian, arkiston hallinnon ja jopa museologian lähentymisestä ja sitten fuusiosta (Otlet 1923, 13).

Otlet oli aikansa suuri hahmo, mutta nykyään häntä tunnetaan vähän. Hänen kirjoituksensa alkavat vasta nyt ilmestyä englanniksi (Otlet 1990). Kuitenkin ajatus siitä, että asiakirjojen hallinnan (ja muunlaisten tietopalvelujen) näkemisestä osana tietoon liittyvien ammattien perhettä ja vertailevan lähestymistavan omaksumisesta saattaa olla teoreettista ja käytännön hyötyä, on saanut huomiota äskettäin Pohjois-Amerikassa (Seibell 1987; Pemberton & Prentice 1990; Buckland, 1991).

  1. Henkinen konteksti. Toisenlainen konteksti on se, mitä voitaisiin kutsua “älyksi kontekstiksi”. Mistä arkistonhallinnan ideat ovat syntyneet ja mihin tietueenhallintaideat ovat menneet? Kaksi esimerkkiä voivat valaista tätä asiaa. Eräs asiakirjojen hallintaideoiden lähde on arkistoteoria. Posner (1940) kiusasi arkistonhoitajia heidän halustaan ​​jäljittää juurensa muinaiseen Assyriaan. Ehkä tätä muinaista arkistointitoimintaa kuvaillaan tarkemmin muinaiseksi arkistointiksi (Walker 1989). Professori Duranti on äskettäin tehnyt yhteenvedon arkistonhaltijoiden älyllisestä alkuperästä (Duranti 1989).

Toisaalta on vähemmän tiedossa, että tietotekniikan muodikkaiden nykyajatusten hypertekstistä ja hypermediasta on osa juurensa tietueenhallinnassa. Tärkeänä inspiraationa tällä alalla on ollut Vannevar Bushin (1945) visionäärinen essee “Kuten voimme ajatella”. Tämä vuonna 1939 laadittu fantasia perustui hänen kokemukseensa Eastman Kodakin ja National Cash Registerin rahoittamasta hankkeesta, jonka tarkoituksena oli kehittää nopeampi menetelmä mikrofilmattujen liikeasiakirjojen hakemiseen käyttämällä “pikavalintakonetta”. Pikavalitsimet olivat pohjimmiltaan tietokoneavusteisen haun (CAR) tietokonetta edeltävä versio, jossa hakemistomerkinnät tallennettiin kuvioina itse mikrofilmille asiakirjojen kuvien viereen. Indeksimerkinnät etsittiin käyttämällä valokennoa etsityn indeksikuvion ja mikrofilmin indeksikuvioiden välisten vastaavuuksien havaitsemiseksi. Rapid Selector -teknologian kehitti alun perin 1920-luvun lopulla saksalainen Zeiss Ikon ja myöhemmin 1930-luvulta 1960-luvulle Yhdysvalloissa auttamaan mikrofilmattujen yritystietueiden tai teknisten raporttien paikantamisessa ja hakemisessa (Goldberg, 1992; Buckland). , 1992; Alexander & Rose, 1964; Stevens, 1968).

Vertailu

Yksi ei pääse kovin pitkälle yrittäessään määritellä ja kuvata asioita omin ehdoin. Vertailu on älyllisen toiminnan alkeellisinta. Tiedonhallinnan luonteen vertaaminen muihin asioihin on välttämätön edellytys asiakirjojen hallinnan näkemyksen – teorian – kehittymiselle. Ymmärtääksemme asiakirjojen hallintaa paremmin meidän on kiinnitettävä enemmän huomiota arkistonhallinnan vertaamiseen muihin asiaan liittyviin toimintoihin. Vain yhtäläisyyksien ja eroavaisuuksien perusteellisen ymmärtämisen avulla voimme odottaa saavamme syvällisen ymmärryksen asiakirjojen hallinnan luonteesta – teoriasta.

Yhteenveto

  1. Teoria on näkemys jonkin luonteesta.
  2. Teoria ei saa olla muodollisempaa kuin kuvattavien ilmiöiden luonne sallii. Liian formalisoidut teoriat lakkaavat kuvailemasta todellisuutta hyödyllisellä tavalla.
  3. Kaikki näkemykset arkistoinnin hallinnasta enemmän kuin asiakirjojen arkistointia ja hakemista tarjoavat perustan ei-triviaalille teorialle.
  4. Muutamat osat asiakirjanhallinnan teoriasta ovat todennäköisesti ainutlaatuisia asiakirjojen hallinnassa, vaikka yksityiskohtainen sovellus ja yleinen yhdistelmä ovatkin. Jaettu teoria on edullinen, koska se tarkoittaa, että muilla on yhteinen motivaatio etsiä parempaa ymmärrystä.
  5. Rekisterinhallintaa voidaan tarkastella eri konteksteissa, esim. toiminnallinen, ammatillinen, henkinen. Kunkin tällaisen laajemman kontekstin tarkastelu tuottaa teoriakokonaisuuden – tai mahdollisuuden kehittää sitä.