Über die Natur der Records-Management-Theorie

Michael Buckland

School of Information Management and Systems, University of California, Berkeley, CA 94720-4600

Zusammenfassung: Theorie ist definiert als eine Ansicht oder Beschreibung der Natur von etwas. Die Art der Theorie in Bezug auf die Theorie der Dokumentenverwaltung wird untersucht, einschließlich des Informationsabrufs, des Lebenszyklus der Aufzeichnungen und der Informationspolitik. Die Records-Management-Theorie sollte nicht isoliert betrachtet werden und muss nicht nur für Records-Management gelten. Anhand von Beispielen werden funktionale, berufliche und pädagogische Kontexte der Records-Management-Theorie skizziert.

 

Einführung

Zur Theorie des Records Managements sind verschiedene Meinungen möglich:

  1. Dass es eine gut definierte und etablierte Theorie gibt, die die Praxis des Records Managements regelt;
  2. Dass es keine Theorie gibt, die die Praxis des Records Managements anleitet;
  3. Dass es eine Reihe von Theorien gibt, die die Records-Management-Praxis unterstützen, die aber verwandten Disziplinen oder Wissenschaften angehören und immer dann zum Einsatz kommen, wenn sich prinzipienbasierter Handlungsbedarf manifestiert.

In diesem Papier werden wir argumentieren, dass nichts davon richtig ist. Stattdessen schlagen wir vor, dass: (i) es eine Theorie zur Verwaltung von Aufzeichnungen gibt, die noch nicht gut formuliert ist; (ii) Teile dieser Theorie werden und werden zunehmend mit anderen Bereichen geteilt; und (iii) vieles davon wird vielleicht noch nicht richtig als Theorie anerkannt. Aber zuerst müssen wir unsere Bedingungen klären. Insbesondere vor der Beantwortung der Frage „Gibt es eine Records-Management-Theorie?“ oder besser: “Was ist Records Management Theory?” die vorherige Frage “Was ist Theorie?” muss angegangen werden, wenn wir unsere Zeit nicht verschwenden wollen.

Was ist „Theorie“?

Die ursprüngliche Bedeutung und der zugrunde liegende Sinn des Wortes „Theorie“ ist eine Ansicht oder Perspektive auf etwas. Das Wort „Theory“ ist ursprünglich verwandt mit dem Wort „Theater“ (Oxford English Dictionary 1989, v. 7, p. 902). Allgemeiner gesagt ist Theorie jemandes Ansicht oder Beschreibung der Natur von etwas. In diesem allgemeinen Sinne gibt es Theorie für alles, dessen Natur man beschreiben kann.

Ein Problem besteht darin, dass eine intelligente Theoriediskussion in den meisten Bereichen durch das hohe gesellschaftliche Ansehen der mathematischen und experimentellen Wissenschaften, insbesondere seit dem Zweiten Weltkrieg, abgelenkt wurde. Logik und Physik sind insofern ungewöhnlich, als Sie, wenn Sie eine Meinung über die Natur eines Aspekts von ihnen haben, Ihre Ansicht (Ihre Theorie) im Allgemeinen so ausdrücken können, dass sie experimentell getestet und möglicherweise als unzureichend befunden werden kann. Beweise zu finden, die Theorien stützen, ist relativ einfach und von begrenztem Nutzen. Es ist eine gutgläubige Anstrengung,zu widerlegen Theorien, die für den Fortschritt grundlegend sind. Daher wird in diesen Disziplinenim Allgemeinen erwartet, dass Theorien rigoros formuliert und durch den Versuch, sie zu widerlegen, getestet werden können. (Typischerweise ist eine Theorie eine Hypothese oder eine Kombination von Hypothesen, die einigen Tests standgehalten hat.)

Unglücklicherweise haben die Leute angenommen, dass Aktivitäten, die keine “harten” Wissenschaften sind, auch denselben eingeschränkten, spezialisierten Sinn für Theorie verwenden sollten. Wenn sie nach dieser rigorosen Art von Theorie und Widerlegung in der chaotischen Welt menschlicher Aktivitäten wie der Bereitstellung und Nutzung von Informationsdiensten suchen, finden sie – vorhersehbar! – keine und werden von dieser engen Voreingenommenheit abgeschreckt rigorose, formale Theorie von der Kenntnis der Theorie, die dem Thema angemessen ist. (Für ein Beispiel einer erfolglosen, falsch formulierten Theoriesuche siehe Boyce und Kraft 1985). Aristoteles wusste es besser: “Es ist ein Kennzeichen des gebildeten Menschen und ein Beweis seiner Kultur, dass er in jedem Fach nur so viel Genauigkeit sucht, wie es seine Natur zulässt.” (Aristoteles 1955, 27-28)

Es sollte keine starre Dichotomie von „Theorie“ versus „Praxis“, da einige sichts daswas beteiligt ist – inTat Theoriesowohl –underlies. Dennoch steht der nachdenkliche Praktiker in der Archivverwaltung, wie in anderen nützlichen Bereichen, im Allgemeinen vor der Wahl zwischen einer formalen, rigorosen, „respektablen“ Theorie, die von der chaotischen Alltagsrealität losgelöst zu sein scheint, und einer weniger formalen „Theorie“, die mehr oder weniger widerspiegelt, die in der Praxis anzutreffende unordentliche Realität, die aber wenig nach Theorie wirkt (Schön 1983, 42-45). Die Herausforderung für die Nachdenklichen und insbesondere für Akademiker besteht darin, zu versuchen, die Kluft zu überbrücken: Um formale Theorien zu entwickeln, die realistischer sind, und um realistische Ansichten zu entwickeln, die in Begriffen allgemeiner Prinzipien formuliert sind.

Wie trivial ist Records Management?

Sobald wir uns von der Absurdität der Annahme lösen, dass die Records-Management-Theorie die Merkmale einer Theorie einer formalen Wissenschaft haben sollte, ändert sich die Frage, ob es eine Theorie gibt, zu dem, worüber wir theoretisieren. Einfacher gesagt: Wie trivial oder wie komplex ist das Records Management?

Wenn wir die Dokumentenverwaltung nur als das Nummerieren, Einordnen, Holen und Wiedereinstellen von Papierstücken betrachten, dann wird unsere Sichtweise – unsere Theorie – auch ziemlich trivial sein. Egal wie wirtschaftlich wertvoll diese Aktivität auch sein mag, die Theorie ist wahrscheinlich nicht sehr interessant.

Aber wenn wir Records Management als Verwaltung des Zugriffs auf die Arbeitsunterlagen einer Organisation betrachten, dann ergeben sich einige komplexere Aspekte, von denen ich drei Beispiele nennen möchte:

  1. Informationsbeschaffung. Das Abrufen der Bestellung Nr. 1234 ist unkompliziert, es geht darum, den Standort nachzuschlagen und ihn physisch zu transportieren. Aber wie können Sie feststellen, welche Datensätze vorhanden sind, die einen schlecht definierten Bedarf decken würden? Was ist mit allen Dokumenten, die für die Aktivitäten eines Unternehmens relevant sind und als Beweis für Diskriminierung ausgelegt werden könnten? Wie findet eine Universität Dokumente, die ihren Beitrag zum Wohlergehen der lokalen Industrie belegen könnten?

Der Informationsabruf kann bis zu drei Funktionen umfassen: (i) Physisches Abrufen einer Kopie eines Dokuments; (ii) Auffinden, wo sich ein bekanntes Dokument derzeit befindet; und (iii) Identifizieren, welche Dokumente, falls vorhanden, zu einer Beschreibung passen. Gut definierte Datensatzreihen, aber es werden wahrscheinlich mehr benötigt. Man betritt den großen und komplexen Bereich der Indizierung, Klassifikation, Thesauri, Datenwörterbücher usw.

  1. Der Lebenszyklus von Aufzeichnungen. Eine effizientere und kostengünstigere Leistung jeder Art von Records Management Service ist wahrscheinlich, wenn der Records Manager in den gesamten Lebenszyklus von Records eingebunden wird. Die Beteiligung am gesamten Zyklus erfordert jedoch die Beteiligung an einer Vielzahl von Themen: Formulardesign und -verwaltung, menschliche Faktoren und Arbeitsabläufe, Aufbewahrungszeitpläne und Bewertung der Archivierung, Informationstechnologie und Schutz wichtiger Aufzeichnungen.
  2. Informationspolitik. Was (und wer) bestimmt, wer Zugang zu Aufzeichnungen haben soll und wer nicht? Dies beinhaltet rechtliche und ethische Fragen, die sich aus der Informationsfreiheit und den Datenschutzgesetzen, Geschäftsgeheimnissen und mehr ergeben. Diese Angelegenheiten sind kompliziert, widersprüchlich und von großer Bedeutung, insbesondere für die Dokumentenverwaltung im öffentlichen Sektor. Sollte die Öffentlichkeit beispielsweise Zugang zu einigen oder allen Personalunterlagen von Amtsträgern haben oder haben die Datenschutzrechte dieser Amtsträger Vorrang? Wann und aus welchen Gründen können Arbeitsentwürfe von Dokumenten vertraulich behandelt werden?

Diese drei Beispiele (Informationsabruf, Gestaltung des Lebenszyklus von Aufzeichnungen und Informationsrichtlinien) reichen aus, um darauf hinzuweisen, dass man, wenn man die Verwaltung von Aufzeichnungen allgemein so betrachtet, dass sie mit dem Zugriff auf die Arbeitsunterlagen einer Organisation zu tun hat, kaum umhin kommt, die Natur von zu betrachten das Gebiet als praktisch und konzeptionell kompliziert – als tatsächlich oder potenziell reich an Theorien der einen oder anderen Art.

Straußenwissenschaft: oder Was ist das Einzigartige an Records Management?

Ein weiteres Problem der Theorie in der beruflichen Praxis ist der Wunsch, eine Theorie oder Wissenschaft zu identifizieren,ist dieeinzigartig für diesen Beruf. Auch das ist unklug.

Die Fragen und Prinzipien, wer Zugang zu Aufzeichnungen haben sollte, sind sowohl eine rechtliche Frage als auch eine Frage der Verwaltung von Aufzeichnungen. Das Lebenszykluskonzept ist sowohl Archiven als auch Records Management gemeinsam. Indexierungs- und Klassifikationsschemata sind auch Anliegen des Bibliothekswesens, der Museologie, der Datenbankverwaltung und anderer Bereiche. Spielt das eine Rolle? Ja, es spielt eine positive Rolle, weil es von Vorteil ist, wenn auch andere Berufsgruppen ein begründetes Interesse daran haben, die gleichen oder verwandte Probleme anzugehen. Gefragt sind Kommunikation und Kollaboration, nicht selbst auferlegte berufliche Abgeschiedenheit.

Ich würde die Gewährung des Zugangs zu den Aufzeichnungen einer Organisation nicht als unwichtig oder einfach ansehen. Status und Respekt kommen davon, dass man eine schwierige und wichtige Aufgabe gut erledigt, und nicht davon, darauf zu bestehen, dass man kein Archivar, kein Bibliothekar oder was auch immer ist. Die Definition des Umfangs des Records Managements definiert implizit auch, welche Arten von Theorien relevant wären. Je mehr Ideen aus anderen Bereichen abgeleitet werden können, desto besser wird der Records Management Service sein.

Stellen Sie sich einen Wissenschaftler vor, der einen Strauß studiert – einen Strauß-Wissenschaftler. Zweifellos ist eine Menge Theorie mit dem Studium von Straußen verbunden. Ich bezweifle jedoch, dass vieles nur Straussen eigen ist. Vielmehr sollten wir abweichende Formen oder Sonderfälle von Theorien erwarten, die auch für andere Vögel und/oder andere Tiere desselben Lebensraums relevant sind. Man kann ein Straußenwissenschaftler sein, aber misstrauisch gegenüber jemandem sein, der darauf besteht, dass es eine Straußenwissenschaft gibt, die irgendwie von anderen Disziplinen getrennt und unabhängig ist. Jemand steckt vielleicht den Kopf in den Sand.

Theoretische Kontexte der Records-Management-Theorie.

Mit „theoretischem Kontext“ meinen wir einen breiteren Bereich der Theorie, in den die Records-Management-Theorie passt. Solche theoretischen Kontexte kann es viele geben. Wir nennen nur drei.

  1. Funktionaler Kontext. Records Management dient einer Firma oder einer anderen Organisation. Daher muss die Mission eines Records Management Service mit der Mission der Organisation als Ganzes in Verbindung stehen und diese unterstützen. Die Rolle des Dokumentenverwaltungsprogramms muss mit den Rollen anderer Teile der Organisation artikuliert werden: die Rollen, Bedürfnisse und Aktivitäten von Mitarbeitern, die Zugriff auf Aufzeichnungen benötigen; die Rollen anderer informationsbezogener Programme wie Verwaltungsinformationssysteme, Datenverarbeitung, Bibliothek und Archive. Mit anderen Worten, die Theorie des Records Managements ist wahrscheinlich unfruchtbar oder unvollständig, es sei denn, sie bezieht sich auf eine Sicht auf die Organisation als Ganzes. Es geht um mehr als akademische Neugier. Wenn wir behaupten wollen, dass die Rolle des Records Managements wichtig ist, dann müssen wir uns Gedanken darüber machen, wie ein gutes Records Management-Programm zur Effektivität der Organisation beiträgt und diese unterstützt.
  2. Beruflicher Kontext. Records Management kann als ein Mitglied einer Familie abrufbasierter Informationssysteme angesehen werden. Ein Italiener ist nicht dasselbe wie ein Brite, aber sie sind beide Europäer und haben einige Gemeinsamkeiten als Europäer. Archive, Bibliotheken, Archivverwaltungsprogramme und Unternehmensdatenbanken sind nicht dasselbe, aber sie sind alle auf Abruf basierende Informationsdienste und haben daher einige Gemeinsamkeiten sowie Unterschiede, die sie einzigartig machen (Buckland 1982, 1991).

Records Management als Mitglied einer Familie abrufbasierter Informationssysteme zu sehen, ist nicht neu. Diese Ansicht wurde Anfang dieses Jahrhunderts in der “Dokumentations”-Bewegung übernommen, insbesondere in den Schriften von Paul Otlet (1868-1944) (Rayward 1976, 1986). Was wir heute Records Management nennen, nannte Otlet „administrative Dokumentation“ und er sah darin eine wichtige Spezialität in der Verwaltung. Er nahm auch das auf, was wir heute als Management-Informationssysteme bezeichnen, als Teil der Verwaltungsdokumentation. Otlet hat eine Reihe von Arbeiten zu diesem Thema verfasst und seine Ideen wurden in begrenztem Umfang in Europa umgesetzt (Otlet 1923, 1930, 1934, 350-55; Rayward 1976, 160, 184).

Otlet betrachtete Archive, Bibliografie, Bibliotheken, Museen und Archivverwaltung als Teile des weiten Feldes der „Dokumentation“ oder „Allgemeinen Dokumentation“ oder, wie wir heute sagen könnten, des Informationsressourcenmanagements. Etwas verfrüht schrieb er 1923, die Verwaltungsdokumentation sei ein Zweig der „allgemeinen Dokumentation“, die aus der Konvergenz und dann Verschmelzung von Bibliographie, Archivverwaltung und sogar Museologie entstanden sei (Otlet 1923, 13).

Otlet war zu seiner Zeit eine bedeutende Persönlichkeit, ist aber heute wenig bekannt. Seine Schriften erscheinen erst jetzt auf Englisch (Otlet 1990). Allerdings hat die Idee, dass es theoretischen und praktischen Nutzen haben könnte, Records Management (und andere Arten von Informationsdiensten) als Teil einer Familie verwandter Informationsberufe zu sehen und einen vergleichenden Ansatz zu verfolgen, in letzter Zeit in Nordamerika Beachtung gefunden (Seibell 1987; Pemberton & Prentice 1990; Buckland, 1991).

  1. Intellektueller Kontext. Eine andere Art von Kontext ist das, was man den „intellektuellen Kontext“ nennen könnte. Woher kamen die Ideen für das Records Management und wohin sind die Ideen zum Records Management gegangen? Zwei Beispiele können diesen Punkt veranschaulichen. Eine Quelle für Ideen zur Verwaltung von Aufzeichnungen ist die Archivtheorie. Posner (1940) neckte Archivare wegen ihrer Vorliebe, ihre Wurzeln bis ins alte Assyrien zurückzuverfolgen. Vielleicht wird diese alte Archivierungstätigkeit genauer als Verwaltung alter Aufzeichnungen beschrieben (Walker 1989). Professor Duranti hat kürzlich diesen Aspekt der intellektuellen Abstammung von Archivmanagern zusammengefasst (Duranti 1989).

Andererseits ist weniger bekannt, dass moderne Ideen in der Informatik bezüglich Hypertext und Hypermedia einen Teil ihrer Wurzeln im Records Management haben. Eine wichtige Inspiration auf diesem Gebiet war ein visionärer Essay „As we may think“ von Vannevar Bush (1945). Diese Fantasie, die 1939 entworfen wurde, basierte auf seinen Erfahrungen mit einem von Eastman Kodak und National Cash Register finanzierten Projekt zur Entwicklung einer schnelleren Methode zum Abrufen von mikroverfilmten Geschäftsunterlagen mit einer Maschine, die als “Rapid Selector” bekannt ist. Rapid Selectors waren im Wesentlichen eine Vor-Computer-Version von Computer Assisted Retrieval (CAR), bei der die Indexeinträge als Muster auf dem Mikrofilm selbst neben den Bildern der Dokumente aufgezeichnet wurden. Die Indexeinträge wurden unter Verwendung einer fotoelektrischen Zelle durchsucht, um Übereinstimmungen zwischen dem gesuchten Indexmuster und den Indexmustern auf dem Mikrofilm zu erkennen. Die Schnellwähler-Technologie wurde ursprünglich in den späten 1920er Jahren von Zeiss Ikon in Deutschland und später, von den 1930er bis in die 1960er Jahre, in den USA entwickelt, normalerweise um das Auffinden und Abrufen von mikroverfilmten Firmenunterlagen oder technischen Berichten zu unterstützen (Goldberg, 1992; Buckland , 1992; Alexander & Rose, 1964; Stevens, 1968).

Vergleich

Man kommt nicht sehr weit, wenn man versucht, Dinge in ihren eigenen Begriffen zu definieren und zu beschreiben. Der Vergleich ist die grundlegendste intellektuelle Aktivität. Der Vergleich der Natur des Records Managements mit anderen Dingen ist eine notwendige Bedingung für Fortschritte bei der Entwicklung einer Sicht – einer Theorie – des Records Managements. Um das Records Management besser zu verstehen, müssen wir dem Vergleich des Records Managements mit anderen verwandten Aktivitäten mehr Aufmerksamkeit widmen. Nur durch ein gründliches Verständnis von Ähnlichkeiten und Unterschieden können wir erwarten, ein tiefes Verständnis für die Natur – eine Theorie – der Dokumentenverwaltung zu entwickeln.

Zusammenfassung

  1. Eine Theorie ist eine Ansicht über die Natur von etwas.
  2. Die Theorie sollte nicht formaler sein, als es die Natur der zu beschreibenden Phänomene zulässt. Übermäßig formalisierte Theorien können die Realität nicht mehr sinnvoll beschreiben.
  3. Jede Ansicht, dass die Archivverwaltung mehr ist als das Ablegen und Abrufen von Dokumenten, wird eine Grundlage für eine nicht-triviale Theorie liefern.
  4. Wenige Teile der Theorie zur Dokumentenverwaltung werden wahrscheinlich nur für die Dokumentenverwaltung gelten, obwohl die detaillierte Anwendung und die Gesamtmischung dies sein werden. Eine gemeinsame Theorie ist vorteilhaft, weil sie bedeutet, dass andere die Motivation teilen, sich um ein besseres Verständnis zu bemühen.
  5. Records Management kann in Bezug auf verschiedene Kontexte betrachtet werden, z. B. funktional, beruflich, intellektuell. Betrachtet man jeden dieser breiteren Kontexte, erhält man eine Theorie – oder die Möglichkeit, eine zu entwickeln.

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